С 1 сентября 2026 года в сфере грузоперевозок в России произойдет ключевое изменение: оформление транспортной накладной в электронном виде станет обязательным для всех участников процесса. Этот шаг завершает многолетний процесс цифровизации логистики, начатый с введения добровольного электронного документооборота.
Подготовка к этому изменению должна начаться уже сейчас, чтобы избежать штрафов и не прерывать бизнес-процессы в логистике.
От эксперимента к обязательности: хроника перехода на ЭТрН
Правовая основа для электронных перевозочных документов (ЭПД) была заложена несколько лет назад. Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ впервые закрепил возможность формирования перевозочных документов в электронной форме без дублирования на бумаге. Дальнейшие постановления Правительства (№ 2116, № 931, № 476) и приказы министерств детализировали правила обмена ЭПД, их форматы и порядок представления информации в Госуда́рственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
До сентября 2026 года компании могут протестировать все процессы и выбрать надежного технологического партнера для бесперебойной работы в новых условиях.
Что меняется для участников перевозки?
Обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) касается всех без исключения участников логистической цепочки:
- Грузоотправители (производственные предприятия, дистрибьюторы).
- Перевозчики (транспортные и логистические компании).
- Грузополучатели (розничные сети, склады).
- Экспедиторы, для которых также ужесточаются правила контроля и вводится обязательная регистрация в реестре на платформе «ГосЛог».
ЭТрН является полным аналогом бумажного документа и служит для подтверждения факта перевозки, заключения договора, а также для учета расходов и обоснования вычетов по НДС перед ФНС.
Как подготовить бизнес к обязательным ЭТрН: пошаговый план
Чтобы переход на электронный документооборот прошел гладко, компаниям рекомендуется выполнить несколько ключевых шагов:
- Приобрести квалифицированные электронные подписи (КЭП) для сотрудников, отвечающих за отгрузку, приемку груза и подписание документов. Для водителей, подтверждающих прием-передачу груза в пути, достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
- Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Именно оператор обеспечивает обмен документами между участниками перевозки и их передачу в ГИС ЭПД.
- Выбрать программное решение для работы с электронными накладными. Это может быть облачный веб-сервис или интеграция с уже используемой учетной системой, например, 1С.
- Заключить соглашения об электронном взаимодействии со всеми контрагентами.
- Обеспечить техническое оснащение: планшеты или смартфоны для водителей и кладовщиков для работы с документами в режиме реального времени.
Переход на обязательные электронные транспортные накладные — это не просто формальное выполнение требования закона, но и возможность для бизнеса вывести свою логистику на новый уровень эффективности, прозрачности и контроля.
